Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và là bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là tổ chức Đảng. Việc soạn thảo, ban hành văn bản của Đảng giữ vai trò quan trọng, song, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của văn bản đó còn quan trọng hơn gấp nhiều lần. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã rất coi trọng công tác công văn, giấy tờ, Người chỉ rõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và nhận định: “Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”.
Thực tiễn cũng đã chứng minh, tài liệu lưu trữ chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao, có giá trị đặc biệt nên nó thực sự có ý nghĩa khi được khai thác, sử dụng, rộng rãi; các tài liệu của Đảng được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác, kịp thời nhất cho sự lãnh đạo của cấp ủy, tổ chức đảng các cấp. Công việc được tiến hành nhanh hay chậm, thông suốt hay ách tắc, thông tin có được bảo mật hay không một phần là do việc thực hiện công văn, giấy tờ; việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu có cẩn thận, khoa học hay không. Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần đảm bảo thông tin bằng văn bản, quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của Đảng. Quản lý, lưu trữ, bảo mật tốt hồ sơ, tài liệu của Đảng, góp phần nâng cao năng lực, chất lượng lãnh đạo, quản lý của cấp ủy, tổ chức đảng.
Nhận thức được ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; từ năm 2015 đến nay, Văn phòng Tỉnh ủy đã tham mưu Ban Thường vụ Tỉnh ủy lãnh đạo, chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức đảng, văn phòng cấp ủy quán triệt, triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06-12-2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đạt nhiều kết quả tích cực.
Nhằm cụ thể hóa tinh thần chỉ đạo của Trung ương, Ban Thường vụ Tỉnh ủy đã ban hành danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy kèm theo Quyết định số 86-QĐ/TU, ngày 28-12-2015; ban hành Quy chế quản lý, sử dụng và bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng bộ tỉnh kèm theo Quyết định số 47-QĐ/TU, ngày 17-12-2014; Quy định việc gửi, nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng đối với các cơ quan đảng thuộc Đảng bộ tỉnh kèm theo Quyết định số 48-QĐ/TU, ngày 17-12-2015 và Quyết định số 117-QĐ/TU, ngày 15-01-2016 về quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng trên mạng thông tin diện rộng của Đảng trong hệ thống các cơ quan Đảng từ tỉnh đến huyện và tương đương. Để khắc phục tình trạng phân tán, thất lạc hồ sơ, tài liệu các ban hoạt động có thời hạn của cấp ủy và thống nhất việc lập, nộp lưu hồ sơ, tài liệu đảm bảo quy định, Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành Thông tri số 04-TT/TU, ngày 01-3-2016 về việc lập và giao nộp hồ sơ của các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, tổ kiểm tra, đoàn kiểm tra. Từ đó, nhận thức của các cấp ủy về công tác văn thư, lưu trữ có sự chuyển biến tích cực và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nền nếp, khoa học hơn.
Hệ thống tổ chức, đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ của Đảng từ tỉnh đến các huyện, thị, thành ủy, đảng ủy trực thuộc được củng cố, kiện toàn. Tại Văn phòng Tỉnh ủy, bộ phận văn thư gồm 04 cán bộ, Phòng Lưu trữ gồm 05 cán bộ; 17/18 huyện, thị, thành ủy bố trí cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ; các đảng ủy trực thuộc, các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể chính trị - xã hội tỉnh, Báo Quảng Nam, Trường Chính trị tỉnh đều bố trí bộ phận văn thư, lưu trữ tại văn phòng hoặc phòng tổ chức - hành chính để thực hiện nhiệm vụ; đa số cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đều đảm bảo trình độ chuyên môn, chính trị và đáp ứng yêu cầu công việc.
Hầu hết văn bản được tiếp nhận, theo dõi, chuyển xử lý văn bản đến, phát hành văn bản đi đảm bảo kịp thời, đúng thể thức, thẩm quyền và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện khá tốt quy trình trình ký văn bản nên đã cơ bản hạn chế sai sót. Từ năm 2015 đến nay, Văn phòng Tỉnh ủy và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Tỉnh ủy đã tiếp nhận, xử lý trên 145.000 văn bản đến; phát hành trên 62.500 văn bản đi.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác gửi, nhận văn bản, cập nhật được đẩy mạnh, từ năm 2015 đến nay đã có trên 35.700 văn bản được gửi, nhận qua mạng; 34.500 văn bản được scan file ảnh để chuyển xử lý. Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng, cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ phục vụ khai thác đã mang lại hiệu quả thiết thực. Việc văn bản hóa biên bản; lập hồ sơ hội nghị, cuộc họp được chú trọng, góp phần đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành và thuận lợi cho việc giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
Công tác thu thập, sắp xếp và chỉnh lý tài liệu là một việc làm thường xuyên tại Kho lưu trữ Tỉnh ủy
Công tác thu thập, bổ sung và nộp lưu tài liệu vào Kho lưu trữ Tỉnh ủy được thực hiện theo định kỳ, kịp thời chỉnh lý, xử lý, tiêu hủy tài liệu đảm bảo quy định, khắc phục tối đa khối lượng tài liệu tồn đọng. Cơ sở vật chất, phương tiện làm việc phục vụ công tác văn thư, lưu trữ được đầu tư trang bị ngày càng đảm bảo hơn, nhiều địa phương như Nam Trà My, Thăng Bình, Tiên Phước, Phước Sơn, Đại Lộc… đã ưu tiên bố trí phòng, kho lưu trữ và trang bị phương tiện phục vụ công tác bảo quản tài liệu an toàn. Công tác bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ được chú trọng, trong 02 năm 2015, 2016, Văn phòng Tỉnh ủy và văn phòng các huyện, thị, thành ủy đã tổ chức 33 lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác văn phòng cấp ủy trong đó có chuyên đề nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho trên 1.500 lượt cán bộ văn phòng cấp ủy các cấp. Bên cạnh đó, công tác hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ còn được thực hiện theo hình thức hỗ trợ tác nghiệp thông qua các đợt khảo sát công tác thi đua văn phòng cấp ủy hằng năm; việc cử cán bộ lưu trữ của huyện, thị, thành ủy đến Phòng Lưu trữ - Văn phòng Tỉnh ủy, cán bộ văn phòng cấp ủy các xã, thị trấn đến văn phòng huyện, thị, thành ủy để được hướng dẫn trực tiếp; cán bộ Phòng Lưu trữ - Văn phòng Tỉnh ủy hỗ trợ các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể chính trị - xã hội tỉnh thông qua việc chỉnh lý, thu hồi tài liệu... Công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu được thực hiện kịp thời, chính xác, đảm bảo nguyên tắc, an toàn, bảo mật. Tại Kho lưu trữ Tỉnh ủy và các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh ủy đã có gần 4.000 lượt người khai thác với trên 7.600 trang tài liệu văn bản giấy; ngoài ra, cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng trên mạng thông tin diện rộng cũng khá thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác thông tin từ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhu cầu phục vụ công tác của các tổ chức, cá nhân liên quan.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của Đảng bộ và là bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; kết quả công tác văn thư, lưu trữ của Đảng bộ tỉnh đạt được trong thời gian qua rất đáng trân trọng. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ, nhận thức của một số cấp ủy và không ít người, nhiệm vụ này chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa quan tâm, chú trọng, đầu tư đúng mức. Hơn nữa, đối với một số cán bộ, công chức trong quá trình thực thi nhiệm vụ, khi giải quyết xong công việc được giao là hết trách nhiệm, chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ những tài liệu đó. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ… Nội dung công tác lưu trữ là lưu giữ, bảo quản, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu được hình thành trong quá trình thực thi nhiệm vụ của cán bộ, công chức đảm bảo an toàn, khoa học… Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối, giải quyết văn bản đến, ký văn bản phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc… Như vậy, để thấy rằng, công tác văn thư, lưu trữ không phải của riêng những người làm văn thư, lưu trữ mà tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ. Nếu mỗi cơ quan, tổ chức, mỗi cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc cơ quan, đơn vị mình thì mai sau những người kế cận làm sao có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, sự đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức trong quá trình phát triển của quê hương, đất nước ở từng giai đoạn.
Ngày nay, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và có thể sẽ tiến đến hình thành văn phòng không giấy. Song, tất cả các văn bản đi, văn bản đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ. Vì vậy, rất cần sự nhận thức đầy đủ, toàn diện của đội ngũ cán bộ, công chức, nhất là người đứng đầu cấp ủy các cấp, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đối với vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ. Để đưa công tác này đi vào nền nếp và đạt được những bước tiến dài, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì nhận thức chưa đầy đủ mà xem nhẹ công tác văn thư, lưu trữ./.